Требования к цвету ручки при подписании документов

Недавно при заполнении анкеты на больничный я столкнулась с необходимостью оформления документов строго черной гелевой пастой. Это меня очень удивило, так как гелевые ручки используются редко. На работе мне объяснили, что у FSS есть свои требования для разработки такого типа приложений. И эти требования диктуют строго определенный тип и цвет чернил. Пришлось залить анкету черной гелевой пастой. Но это не единственный случай, когда важен цвет пасты для ручки. А сейчас я вам об этом подробно расскажу.

Исторические моменты

Этот цвет пасты нравится многим, поэтому они используют его в повседневной жизни. Большинство из них считают, что этот цвет придает им статус подписи, выглядит респектабельно. Руководители организаций часто ставят свои подписи этим цветом. А психологи показали, что на подсознательном уровне черный цвет создает иллюзию надежности и устойчивости этого документа. Поэтому многие люди, занимающие высокие должности в компаниях, используют этот цвет чернил, чтобы подсознательно влиять на человека, получающего эти документы.

Требования к цвету пера при подписании документов

возможно, эти бессознательные впечатления старшего поколения исходят из школы. С тех пор учителя использовали в основном черную пасту. При этом ученики могли использовать только синие чернила. Таким образом, они с детства понимали, что обычные люди используют синие, а статусные люди, имеющие определенный вес в обществе, в определенной компании и так далее, могут позволить себе черные туши

Но сейчас у подрастающего поколения таких ассоциаций нет, потому что в большинстве школ они могут позволить себе писать черной или синей пастой. Кроме того, часто встречаются сиреневые оттенки перьев.

Подделка черной подписи

Несколько лет назад, когда я работал в торговой компании, я впервые столкнулся с жестким запретом на использование черной пасты в документах. Все контракты на поставку, как и другие важные внутренние документы, нужно было заполнять только голубой пастой. И это было связано с тем, что руководство компании опасалось фальсификации документов и подписей.

Они считали, что любой текст и подпись можно скопировать на желаемый документ, поэтому это нанесет ущерб финансовому состоянию компании. Поэтому служба безопасности в основном следила за цветом пасты во всех документах. Даже руководители высшего звена не могли использовать черный цвет для подписания контрактов.

В этом случае каждая компания вправе устанавливать свои требования к внутреннему документообороту. Но эти правила часто распространяются на контрагентов и партнеров таких юридических лиц, так как им рекомендуется соблюдать эти правила при подписании договоров и другой документации при работе с компанией.

Но в законодательстве РФ есть свои взгляды на эту ситуацию:

  1. Во-первых, использование синего цвета не гарантирует, что подпись не будет подделана на цветном принтере. Поэтому законодательство не устанавливает ограничений на черный цвет в рабочем процессе.
  2. Большинство нормативных документов, регулирующих требования к входящим документам, предусматривают возможность использования пасты синего и черного, а иногда и сиреневого цвета.
  3. Однако законодательство Российской Федерации устанавливает возможность некоторых государственных органов или ведомств устанавливать свои собственные требования к входящим и внутренним документам. Один из ярких примеров — FSS, который требует заполнения заявки черной гелевой пастой. Эта функция связана с техническими проблемами. Поскольку все декларации подлежат технической проверке, они должны быть четко читаемыми, чтобы технический специалист мог проанализировать весь текст документа без ошибок. И черная гелевая паста хорошо подходит для этих целей.
  4. Сами организации, компании и ассоциации также могут устанавливать некоторые правила для внутреннего документооборота. Примером такой ситуации является торговая компания, в которой я работал несколько лет назад.

Исходя из этих нюансов, получается, что в России нет строгого запрета на использование черной пасты. Однако это ограничение может быть наложено конкретной компанией или государственным учреждением при подаче апелляции.

Пользоваться ли черным цветом?

Если вы хотите использовать этот цвет для подписи документов, вы легко можете себе это позволить. Кроме того, у бизнесмена всегда должна быть не одна ручка, которая постоянно теряется, а несколько. В качестве начального набора у вас может быть несколько черных и 1-3 синих ручек, которые можно использовать, когда обстоятельства ограничивают использование черного.

Мировые тенденции

Последние тенденции в бизнесе все больше ориентируются на электронные формы документов и электронные подписи. Это очень удобно, ведь для подписания документов больше не требуется личное присутствие человека. Он может из любой точки мира, имея доступ к Интернету, поставить свою электронную подпись и печать организации на документ, а затем отправить его по назначению. Эта схема упрощает деловые отношения между партнерами, расположенными далеко друг от друга.

К тому же рабочий процесс стал настолько большим, что архивировать все документы просто невозможно. Аренда для этого специальных сейфов — дело дорогое, поэтому большинство крупных компаний стараются сократить количество архивных документов, все чаще прибегая к цифровым носителям.

История показывает, что средний срок жизни любого бумажного документа не превышает столетия. Впоследствии бумага начинает портиться, и чернила тускнеют. Но нередко можно найти бумагу и чернила более низкого качества, которые значительно сокращают срок службы документов. Поэтому хранение информации в электронном виде сейчас наиболее ценно.

Подробнее об этом вы можете узнать из следующего видео.

Чернила

Но, несмотря на все электронные тенденции, в высшем обществе все больше внимания уделяется настоящим чернилам, очевидно черным. Разрешено использовать их так же, как черный цвет макаронных изделий, или запрещено из-за их цвета и потребностей конкретной компании или отдела. Но при выборе туши нужно ориентироваться на следующие моменты:

  • срок их хранения, так как в зависимости от цены срок хранения текста на бумаге может существенно различаться;
  • светостойкость, большинство красок быстро выгорают на ярком свету, что делает текст непрозрачным и плохо читаемым;
  • водонепроницаемость, иногда на бумагу может упасть капля воды или сами документы окажутся во влажном помещении, поэтому следует выбирать чернила, максимально устойчивые к этим факторам.
  • Если вы решили использовать чернила, помните, что все документы обычно сканируются, часто фотокопируются, поэтому чернила также могут отрицательно сказаться на их долговечности. Поэтому при подписании самых важных документов лучше всего использовать только проверенные чернила или пасты.

    Заключение

    В качестве основного вывода резюмируем, что законодательство не запрещает использование пасты или черных чернил для подписания документов. Однако следует учитывать несколько важных нюансов:

    1. Различные ведомства, государственные учреждения или частные компании вправе устанавливать индивидуальные требования к внутреннему документообороту. Поэтому вы можете столкнуться с необходимостью использовать только синюю пасту или, наоборот, только черную.
    2. Чтобы не попасть в ситуацию, когда вы вынуждены искать ручку определенного цвета, лучше всего иметь запас черной и синей паст. Так вы всегда будете уверены в себе и не переживете за правильность выбранного цвета.
    3. При подаче заявки в конкретный отдел заранее уточняйте требования к формату документа. У большинства государственных учреждений есть определенные формы заявок, и требования и правила их заполнения всегда включены в приложение к этим формам. Прочитав эту информацию, вы убедитесь в правильности составленного вами документа.
    4. Когда вы работаете в конкретной компании, вам не нужно спорить с руководством о необходимости использования пасты того цвета, который вам нравится. Ведь каждая компания вправе устанавливать внутренние требования к документообороту внутри организации.
    5. допускается также использование черных чернил. Только вам стоит выбирать качественные чернила, проверенные годами. Ведь покупка чернил низкого качества может вызвать в будущем большие проблемы, связанные с исчезновением текста на документе.

    Поэтому выбор цвета пасты остается индивидуальным для каждого пользователя. Но при этом всегда необходимо учитывать требования к составлению или подписанию документа.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Суды, споры, разбор вопросов и ответов от юристов
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: