Правила составления протокола собрания трудового коллектива

Я недавно закончил университет. Пока я не могу найти работу на своей основной должности, но я уже пришел в компанию мечты, пусть пока и секретарем. В процессе работы приходится оформлять огромное количество документов. До недавнего времени ничего сложного не было, пока начальник не попросил составить протокол коллективного собрания. С задачей справился, нареканий не было. Если вас интересует, что это за документ и для каких целей он подготовлен, прочтите статью. Здесь я отвечу на следующие вопросы:

  • Необходимость протокола;
  • Процедура составления;
  • Структура и четкое оформление документа;
  • Требуются подробности.
  • Правила составления протокола собрания коллективной работы

    Необходимость коллективного собрания

    Протокол собрания рабочего коллектива является одним из основных распорядительных и организационных документов собрания, проводимого в компании. Чтобы понять, что это за документ, вы должны сначала понять, что это за собрание и с какой целью оно проводится. Подобное мероприятие организуется для разрешения споров и вопросов, касающихся деятельности компании или бизнеса.

    Есть два типа таких мероприятий: общее собрание и конференция. Они различаются прямо пропорционально количеству приглашенных сотрудников:

    1. Общее собрание. Он вступит в законную силу, если в нем будет больше половины сотрудников.
    2. Конференция. Законность / власть обеспечивается присутствием 2/3 делегатов команды.

    На таких встречах решаются следующие задачи:

  • Подбор официального представителя для переговоров;
  • Подбор сотрудников комиссии по разрешению споров;
  • Решить вопрос, связанный с формированием комиссии;
  • Объявления в требуемой форме и условиях для отправки менеджеру;
  • Решения о возможных забастовках.
  • Встреча позволяет решить огромное количество вопросов и проблем.

    Правила составления протокола собрания коллективной работы

    Цели составления документа

    Хорошо составленный отчет должен отражать следующие данные:

    1. Последовательность решаемых проблем и споров.
    2. Решения, которые были приняты для их разрешения.
    3. Сроки их реализации.

    Протокол имеет юридическую силу. Если решение не зафиксировано, оно будет считаться несуществующим и необязательным!

    Подготовка к составлению

    Ответственность за составление документа лежит на секретаре. Ему может помогать председатель собрания, избираемый персоналом непосредственно для мероприятия. Перед тем, как составить сам протокол, секретарь проводит подготовительные мероприятия:

  • Уточнение вопросов, которые предполагается поставить под сомнение, их обязательное согласование с органами власти;
  • Правила устанавливаются для изучения вопроса отдельно и для всего собрания;
  • Уведомить сотрудников о проведении собрания;
  • Установите последовательность правил с вопросами, которые нужно задать с самого начала;
  • Предварительное знание повестки дня сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии. Кроме того, информация передается людям, которые представляют себя наблюдателями;
  • Составить список участников для регистрации;
  • Распространение тезисов докладов и других материалов среди сотрудников.
  • Перед мероприятием секретарь копирует и раздает участникам документы, относящиеся к собранию.

    Правила составления протокола собрания коллективной работы

    Составление документа

    Этот процесс происходит непосредственно во время встречи. Секретарь составляет подробный протокол всего обсуждения. Впоследствии в кратчайшие сроки сотрудник составляет протокол и передает его президенту на утверждение.

    Протокол должен быть подписан не только секретарем и председателем правления, но и всеми участниками мероприятия!

    Предварительно составленный регистрационный лист ускорит этот процесс. Суть этого документа — написать имена всех участников. При входе в комнату или выходе из нее каждый сотрудник ставит подпись рядом со своим именем. Затем этот лист необходимо приложить к протоколу.

    Официальный протокол должен быть составлен на определенных бланках компании формата А4. Страницы должны быть пронумерованы. По готовности протокол необходимо подключить и хранить в архиве на весь период деятельности компании.

    Правила составления протокола собрания коллективной работы

    Ознакомление с написанным

    Как только протокол подписан, он должен быть предоставлен для ознакомления всем сотрудникам и заинтересованным лицам. Подобный процесс можно провести по одной из двух схем:

    1. Передача копии протокола начальству. Регистратор делает копию акта и передает ее заинтересованным сторонам по факсу, почте или электронной почте. Копии также могут быть доставлены лично.
    2. Размещение отчета на стандартном газетном киоске компании.

    Декларация — это скопированная часть исходного документа. Фрагмент, связанный с проблемой, которую должны изучить заинтересованные сотрудники. Помимо сути проблемы, в документе указываются детали, о которых речь пойдет ниже. Заявлению необходимо придать законную силу. Для секретаря необходимо поставить его подпись.

    Структура отчета

    Протокол мероприятия состоит из двух основных частей: основной и вводной. Есть также мнение некоего участника.

    При нарушении структуры протокола документ не приобретает юридической силы!

    Реквизиты протокола

    Эти обязательные данные должны включать информацию:

  • Название бизнеса или компании;
  • Категория документа — протокол;
  • Номер события. Если прошло несколько дней, применяется период до и после;
  • Регистрационный номер отчета;
  • Место составления;
  • Заголовок текста, представляющий собой подпорку с резюме;
  • Подпись секретаря и избранного президента.
  • Вводная часть

    Эта часть отчета должна содержать следующие элементы:

    1. Информация о секретаре и избранном президенте текущего мероприятия.
    2. ФИО всех участников. Если их больше 15, просто записывается их количество. Полное наименование каждого прописывается на отдельном листе и прилагается к основному документу.
    3. Имена и фамилии гостей с указанием их должности.
    4. Подробная повестка дня. Это вопросы, которые следует обсудить на встрече. Они написаны в порядке важности. Имя докладчика указывается рядом с каждым вопросом.

    Правила составления протокола собрания коллективной работы

    Главная часть и выписка

    Основная часть документа состоит из нескольких элементов. Каждый должен полностью соблюдать повестку дня собрания. То есть первый раздел отражает первый вопрос. План каждого раздела должен состоять из двух частей:

  • Первое должно начинаться с фразы «Мы слушали…». Здесь записывается такая информация, как полное имя человека, читающего отчет, заголовок;
  • Вторая начинается с вступления «Поговорили…». Здесь записаны данные людей, задававших вопросы. Также записывается информация о людях, участвующих в разговоре. Сформулирована общая суть вопросов;
  • Финальная часть начинается так — «Мы решили…». Результат решения записан здесь. Необходимо записать количество написавших «за», «против». Также следует записать количество воздержавшихся.
  • Кроме того, прилагается список людей, которые не голосовали. Решение будет разделено на отдельные разделы. Размещение осуществляется строго по степени снижения значимости. Если сотрудник выражает особое мнение, это фиксируется в протоколе. Запись вставляется рядом с вопросом.

    Правила составления протокола собрания коллективной работы

    Особенности оформления протокола

    Основной причиной организации публичного мероприятия является оформление официального коллективного договора или его изменение. Документ будет иметь некоторые особенности:

    1. Во вводной части, помимо деталей, выделены представители руководства и сотрудники. Часто это сотрудники профсоюзов или выборные должностные лица.
    2. В повестку дня мероприятия должен быть включен вопрос, обычно формулируемый словами «О заключении коллективного договора».
    3. В вынесенном решении прописывается, на какой срок заключен коллективный договор. Текст договора прилагается к грамотно составленному протоколу.
    4. Если по каким-то вопросам при обсуждении контракта стороны не пришли к единому мнению, контракт будет составлен только в согласованные сроки. В этом случае к протоколу необходимо приложить сам договор и документ с зафиксированными разногласиями.
    5. Протокол возникшего спора передается в комиссию по разрешению коллективных трудовых споров. Если ничего не решено, вопросы решаются в суде.
    6. В некоторых случаях в отдельном пункте официального решения записывается положение о подписании соглашения двумя сторонами соглашения.

    Заключение

    1. Протокол собрания рабочего коллектива — это специальный отчет, придающий законность принятым официальным решениям.
    2. При составлении документа секретарь выполняет объемную работу. Вам придется поработать во время подготовки отчета, во время встречи и после нее.
    3. Протокол — это формальный документ со строго фиксированной структурой: введение и основная часть.
    4. Цель документа — обеспечить неизменное и своевременное исполнение решений, принятых на собрании.
    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Суды, споры, разбор вопросов и ответов от юристов
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: