Образец ответа на претензию — виды по содержанию

Жалоба — это документально подтвержденное недовольство действиями одного человека другим. Порядок оформления жалобы может регулироваться договором или законом. Однако, если ни договор, ни законодательные акты не предусматривают подачу жалобы, она в любом случае может быть составлена, так как запретов на ее формулирование нет.

Если поступила жалоба, лучше всего дать немедленный ответ, это покажет, что проблема не игнорируется и важна для обеих сторон. Практика показывает, что иногда для разрешения конфликтной ситуации нужно просто извиниться, что может быть выражено в ответе на жалобу. Однако бывают случаи, когда лицо, подавшее жалобу, не удовлетворяется одним лишь извинением, в таких случаях требуется исправление ситуации или даже какая-то компенсация. Вы также можете обсудить эти вопросы и настроить порядок их выполнения в процессе сопоставления.

Виды претензий

Есть несколько типов жалоб. Чаще всего они оформляются по строго определенным правилам в договоре или законодательстве, однако, как уже было сказано выше, иногда жалобы носят характер, не оговоренный ни в одном документе, но также имеют право на существование.

Таким образом, оказывается, что утверждения могут быть нескольких типов:

В зависимости от характеристик претензий различаются и типы ответов на одно и то же. Важно ответственно подойти к составлению иска, так как в будущем, при возможном судебном разбирательстве, этот ответ может стать важным документом в суде.

Помимо такого разделения пунктов формулы изобретения по типам существует еще одна классификация (конечно условная, созданная только для облегчения понимания):

Кто составляет ответ

Не все граждане могут составить ответ на жалобу, очень часто в компании задействованы специальные люди. Также не каждый юрист может справиться с составлением документа, поскольку работа с жалобами — это отдельная область правового права, и ею занимаются квалифицированные специалисты.

Нередко в крупных организациях для такой работы выделяется специальный отдел, однако лицо, подписывающее ответ на жалобу, имеет большой вес. Чем выше должность, тем тяжелее исполненный акт предстает в глазах отправителя жалобы.

Отказ от написания

Отсутствие ответа на жалобу отправитель может рассмотреть по-разному:

Написание ответа

Как уже упоминалось выше, претензии могут быть как обоснованными, то есть подтвержденными конкретными фактами, так и необоснованными, то есть основанными на фактах, которые не могут быть законно признаны справедливыми.

В зависимости от того, обоснован вопрос или нет, ответ на него будет составлен в соответствии с различными желательными правилами бухгалтерского учета.

Ответ на обоснованную претензию

Заявление такого рода предполагает, что лицо, которому сделано заявление, действительно допустило ошибку по отношению к лицу, написавшему заявление.

В этом случае ответ — продемонстрировать, что гражданин понял свои ошибки, принял их во внимание и что с ним можно сотрудничать в будущем.

Для начала стоит почтительно связаться с заявителем, назвав все знаки отличия человека, которому направлен ответ.

Затем извинитесь и сформулируйте опасения, чтобы показать, что жалоба была внимательно прочитана. Важно не упускать из виду детали, которые были изложены в жалобе, а также не умалять проблемы, то есть формулировка нечетко и честно выражает содержание жалобы.

После этого стоит проявить понимание проблемы и встать на сторону запрашивающего, а затем объяснить причину проблемы. Также следует отметить, что были приняты адекватные меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.

Ну и в конце, конечно, стоит добавить желание примирения.

Ответ на необоснованную претензию

Вначале, соблюдая правила приличия, также стоит обращаться к заявителю по имени. Далее необходимо максимально объективно сформулировать обсуждаемую проблему.

Стоит объяснить, почему это утверждение нельзя считать обоснованным, но делать это нужно как можно мягче.

Не будет лишним предложить дальнейшее сотрудничество, а также предложить варианты компромисса и способы использования этого компромисса соискателя.

Стоит отметить, что наиболее продуманными и мотивированными являются ответы, подкрепленные правовыми актами и законодательством. Такая операция сыграет роль обвиняемого и вызовет большее уважение со стороны отправителей жалобы.

Виды претензий по содержанию

Кроме того, такие ответы различаются по оформлению, утверждения которых имеют разную основу, то есть различаются по содержанию.

Оплата задолженности

В случае такого запроса в ответе должно быть запрошено объяснение размера долга и механизма его образования.

Важно! В течение 10 дней компания или лицо, отправившее жалобу, должны ответить на отзыв жалобы.

Претензия, касающаяся качества товара

Когда поступает запрос такого характера, ответчик в первую очередь должен разобраться в проблеме: выяснить, насколько компетентен и обоснован запрос. При этом следует учитывать, что есть такие граждане, для которых качество предоставляемых товаров и услуг не имеет первостепенного значения, для них важно лишь подать иск в надежде на получение компенсации.

Претензия, требующая возврата денежных средств

Чтобы составить ответ на такую ​​жалобу, следует обратиться за помощью не только к юристу компании, но и к лицу, выполняющему функции бухгалтера или финансового менеджера компании.

Претензия, требующая возмещения ущерба

Отвечая на такие жалобы, необходимо тщательно изучить правила и положения законодательства, относящиеся к теме, затронутой в документе.

Возможно, ответ на такие жалобы следует считать одним из самых сложных и трудоемких.

Срок, в течение которого ответчик должен ответить на жалобу, составляет от 10 до 30 дней, поэтому нет необходимости медлить с оформлением документа, это чревато последствиями, которые больше не являются положительными для лица, которому была подана жалоба послал.

Когда вы отвечаете, вы можете принять или отказаться выполнять представленные условия или согласиться выполнить их только частично. Каждый раз, когда вы отвечаете, важно использовать веские аргументы, полагаться исключительно на факты, и тогда ответ будет иметь важное значение.